En nylig undersøgelse fra Osterman Research viser, at over 2/3 af samtlige virksomheder har brugt tid i det sidste år med at finde gamle eMails i deres back-up, der skulle bruges som dokumentation i personaleafdelingen eller i en retssag.

Langt de fleste virksomheder overser eller ignorerer et af deres største sikkerheds- og risikoproblemer: Kontrollen med afsendelse, modtagelse og opbevaring af eMails. I de gode gamle dage, hvor kommunikationen med omverdenen bestod i breve skrevet og printet i 3 kopier af sekretæren, underskrevet af den ansvarlige chef og opbevaret i en fælles sagsmappe, sammen med alle de andre væsentlige dokumenter for den pågældende kunde, kunne alle til enhver tid finde de relevante oplysninger og indgåede aftaler. eMails er livsnerven i den moderne virksomhed og har fortrængt både den papirbaserede og verbale kommunikation, og er i dag det mest kritiske element i virksomhedernes forretningsgange og risikostyringen.

Det er dyrt ikke at have styr på eMails

Hvilken fællesnævner gemmer sig bag sagerne omkring DR Byen , Stein Bagger og VKR Gruppen? eMails! I alle tre sager har eMails været den grundlæggende dokumentation for, hvad der reelt er hændt og besluttet.

At finde elektronisk bevismateriale er en hurtigt voksende industri og hedder i fagsproget ”eDiscovery”, og er allerede i dag en lukrativ forretning for Københavns førende revisions- og advokatselskaber. Hvem sagde hvad til hvem, hvor og hvornår? I hvilken sammenhæng blev aftalerne indgået? Hvem var involveret? Hvad var udtrykt eksplicit og oftest hvad mere vigtigt er, hvad var udtrykt implicit?

I dag tages alle elektroniske midler i brug og aftaler indgås med beskeder og mails sendt via en iPhone. Da eMails og sågar beskeder sendt med forskellige elektroniske Messenger-services i dag anses som gyldige dokumenter og bevismateriale (det anslås i dag, at eMail anvendes i over en femtedel af samtlige retssager), kan man undre sig over den ofte lemfældige håndtering.

Virksomhedens hukommelse mistes

Men konsekvenserne er større end ”bare” penge. Det er ikke tilfældigt, at Professor Majken Schultz fra CBS i et interview til Børsen betegner ”Virksomhedens Hukommelse” som et af de strategisk vigtigste mål for virksomhedernes direktion og bestyrelse. ”Virksomhedens Hukommelse” er den fælles forankrede viden, der ligger til grund for de processer og beslutninger, som skal sikre og understøtte virksomhedens forretningsstrategi.

Problemet med at bevare og genfinde virksomhedens hukommelse forstærkes i takt med den voldsomme stigende anvendelse af it parallelt med, at arbejdspladserne indtags af Generation Y medarbejdere. Generation Y medarbejdere er unge kreative mennesker, der er bevendt med de elektroniske værktøjer og de lader sig ikke stille tilfreds med de midler, som de fleste virksomheder stiller til rådighed. Hvorfor anvende virksomhedens kunde database når Facebook er nemmere og mere effektiv? Hvorfor producere brochure og produktblade hos marketingsafdelingen, når jeg selv kan kommunikere med omverdenen over YouTube? Til og med gratis! Men sammen med de uanede muligheder den fagre nye web-baserede verden byder på, stiger risikoen for, at virksomheden ”mister” sin hukommelse. Hukommelsen er placeret, hvor den ikke kan styres og genfindes.

Et kommunikations- ”Wild-west”

Kommunikationsteknologiens frigivelse har resulteret i en kommunikationsmæssig ”vilde vest” hvor regler og normer endnu ikke er fæstnet. Gratialer, bonus-aftaler, virksomheds køb, bestyrelsesreferater, planlagte fyringer og meget andet nedfældes rask væk i eMails. Og oftest ligger disse fortrolige mails som små tikkende bomber, klar til at sprænge når man mindst forventer det. Det er derfor ganske morsomt (og tankevækkende) når man ikke sjældent hører udsagn som: ”vi sletter simpel hen alle eMails over en vis alder”. Det morsomme i denne betragtning er, at man kan være nogenlunde sikker på, at der ligger en kopi af disse mails i afsenderens eller modtagerens mail boks.

Kort og godt, strudsestrategien er ikke en velegnet eMail strategi.

Hvad er løsningen?

Her er så paradokset. Det har aldrig været nemmere at rekonstruere et hændelsesforløb og til dette udgør eMail og Instant Messenger et billigt og værdifuldt videns arkiv.

Det kan så derfor vække undren, at den nævnte undersøgelse viste, at 65 % af alle virksomheder har ingen eMail opbevarings politik, og at 94% af alle virksomheder opbevarer eller arkiverer ikke Instant Messages. Et centralt, søgbart og intakt arkiv af alle eMails og elektronisk kommunikation er en nødvendighed ingen i dag kan undvære. Manglende styr på eMails udgør i dag de fleste organisationers største enkeltstående risikoproblem.

Et risikostyringsproblem, der skal håndteres fra virksomhedernes topledelser.